Dijitalleşmek İçin Fazla Karmaşıksınız
Dijital dönüşüm ve bu dönüşüme imkan veren teknolojilerden bahsetmediğimiz neredeyse bir günümüz yok. Şirketlerin rekabette geri kalmamak adına dijital teknolojileri gündemine almaları ve stratejilerini bunun etrafında oluşturmaları artık bir zorunluluk. Veri analitiği ile en iyi müşteri deneyimini sunmak, çoklu kanal ile yeni müşteri arayüzleri geliştirmek, entegre iş ortakları ekosistemi ile yenilikçi ürün ve hizmetlerde girişimci enerjisini kullanmak dijital vizyonun önemli parçalarını oluşturuyor.
Özellikle pandemi ile beraber hızlanan bu süreçte ilham verici bir dijital stratejinin yeterli olmadığını düşünüyorum. Köklü ve yerleşik şirketlerin operasyonel karmaşıklıkları dijital dünyada mücadele ederken karşılarına bir engel olarak çıkmaktadır. Yaklaşık 20-25 sene öncesinde ERP projeleri ile süreçlerini dijitize etmeye başlayan bu şirketlerin sistemlerinde katmanlar halinde yer alan ve katma değeri olmayan çeşitliliğin üzerinde dikkatle durulması gerekir. Zaman içerisinde değişen iş yapma şekillerinden dolayı üst üste eklemlenen süreçler, yönetici/çalışan değişimi ve her gelen çalışan/yöneticinin sistemde yaptırdığı düzenlemeler, süreçlerde istenen istisnaların birikmesi, şirket birleşme ve satın almalarından dolayı oluşan teknoloji çeşitliliği bunlara örnek olarak verilebilir. Şirketleri karmaşık hale getiren katma değeri olmayan bu çeşitliliğin ortadan kaldırılması, şirket liderlerinin dijital ajandalarında muhakkak yer almalıdır.
Konunun önemini anlamak için gözünüzün önüne ödeme sistemi sık sık hata veren, ürün stok bilgisini veya dağıtım bilgisini doğru veremeyen, tedarik zincirini uçtan uca anlık göremeyen bir şirketi getirin. Bu şirketin dijitalleşme çalışmalarının büyük bir başarı sağlayamayacağını rahatlıkla söyleyebiliriz. İhtiyaç duyulan şey olan operasyonel mükemmellik söylemesi kolay ama gerçekleştirmesi zor bir iştir. Kompleks ve devasa boyutta olan ERP platformlarında dar bir bakış açısıyla geliştirilen şirkete özel uygulamalar, SaaS ile birlikte iş birimi yöneticilerinin kendi hedefleri doğrultusunda süreçleri ve sistemleri lokal olarak optimize etmesi ve bütün bu uygulama portföyü arasında spagettiye benzeyen manuel, sıkı veya gevşek entegrasyonlar; tasarım, entegrasyon, bakım, güvenlik ve uyum açısından tam bir kaos yaratır. Bunun günlük operasyona yansımalarına bakacak olursak; her gün yangın söndürmekle uğraşan, silolar halinde çalışan lokal sistemleri birbirine bağlayarak anlamlı veriler üretmek için çaba sarf eden çalışanların kahraman ilan edildiği bir manzarayla karşılaşırız. Ama en nihayetinde ortada karmaşık bir operasyon ve yüksek riskli, etkinliği düşük ve yavaş işleyen bir şirket vardır.
İhtiyaç duyulan ise fonksiyonel olmaktan çıkan sistem ve süreçler yerine dijital dönüşüme imkan veren bir operasyonel omurga‘nın oluşturulmasıdır. Operasyonel omurga, kurumun temel operasyonunu destekleyen, yalınlaştırılarak mümkün olduğunca standardize edilmiş ve uçtan uca entegre olan sistem, süreç ve verinin uyumlu bir bütünüdür. Operasyonel omurganın bazı karakteristiklerini aşağıdaki gibi listelemek mümkün;
- Güvenilir ve erişilebilir ana veri: Standart veri modeli, entegrasyon ve bakımı basitleştirir. Bununla beraber karar alma süreçlerinde herkesin aynı veriyi kullanması ile etkinlik artışı sağlar.
- Yalın süreçler: Yalın düşünce temelinde değer akışı göz önüne alınarak tasarlanan standart, stabil, görsel ve ölçülebilir süreçler sistemlerdeki karmaşıklığı azaltır. Organizasyonel öğrenmeyi de teşvik eden sürekli iyileştirme çalışmaları, operasyonel mükemmelliğe ulaşılmasına katkı sağlar. Yalınlaştırılmış süreçler arasında tekrarlı olanlar varsa otomasyon seçeneği değerlendirilebilir.
- Tekrar kullanılabilir (reusable) komponentler ve gevşek bağlı (loosely coupled) açık mimari; Sıkı bağlı uygulamalar özellikle değişiklik yönetiminde ciddi sıkıntılara yol açar. Etki alanını büyüttüklerinden dolayı geliştirme, entegrasyon ve test süresinde ciddi artışlara neden olurlar. Servis katmanı oluşturarak bileşenler arasındaki bağlantıyı gevşetmek sistemdeki hizmet kesintilerini lokalize ettiği gibi bağımsız hareket etme imkanı da yaratacaktır.
- Yalın-Çevik uygulama geliştirme: İletişimin yüksek olduğu çapraz fonksiyonlu ekiplerle küçük ve hızlı döngüler halinde yapılan geliştirme çalışmaları daha çevik, geribildirime ve değişen ihtiyaca duyarlı çıktı sağlar. Bununla beraber çalışma pratiklerine adapte edilecek Devops araç ve yöntemleri de daha verimli, kaliteli ve hızlı çıktı elde etmeye imkan sağlayacaktır.
Katma değeri olmayan çeşitliliğin minimize edilmesi ile oluşturulan daha yönetilebilir, düşük maliyetli, çevik bir operasyonel omurga, operasyonel mükemmelliğe, büyümeye, dönüşüme ve müşteri memnuniyetine katkı sağlar. Bununla beraber işletme ve bakım maliyetlerinde azalma sayesinde dijital platforma ayrılacak daha fazla kaynak ile yenilikçi ürün ve servislerin geliştirilmesi de desteklenebilecektir. Temel iş süreçlerinden başlayarak operasyonel sistemlerindeki karmaşıklığı gideren organizasyonlar, dijital dünyanın getirdiği karmaşık iş modellerini yürütmede daha başarılı olacaklardır.